article‎ > ‎

Viết báo cáo trong Phoebus với Excel. (bài 1)

đăng 19:42, 3 thg 1, 2011 bởi Nam SPC   [ đã cập nhật 19:44, 3 thg 1, 2011 ]
Để làm quen với cách viết báo cáo trong Excel. Hãy xem ví dụ đơn giản nhất : Viết báo cáo liệt kê toàn bộ các Tài khoản kế toán.

Phoebus Reporting

Để có được báo cáo bạn cần 2 thứ :
  1. Nguồn dữ liệu.
  2. Mẫu báo cáo (Report Template)
Phoebus cung cấp dữ liệu. Và bạn thiết kế mẫu báo cáo (Report Template) để trình bày dữ liệu theo ý của bạn. 

Trước khi bắt đầu, hãy biết rằng có cách khác để  in báo cáo tương tự từ bảng tìm kiếm TK bằng cách bấm chuột phải lên bảng , và chon lệnh Print. (Xem bài Đọc báo cáo Phoebus bằng Excel )

Tuy nhiên cách trên không cho phép bạn can thiệp gì nhiều về hình thức trình bày, bạn cũng không thể mở rộng số liệu báo cáo theo ý mình. Ví dụ bạn không thể thêm cột thể hiện số dư từng tài khoản ngay trên báo cáo.

Trước khi bắt đầu. Cần phải giải thích sơ qua về cách hoạt động của Phoebus Reporting.

Để có được báo cáo bạn cần 2 thứ :
  1. Nguồn dữ liệu.
  2. Mẫu báo cáo (Report Template)
Phoebus cung cấp dữ liệu. Và bạn thiết kế mẫu báo cáo (Report Template) để trình bày dữ liệu theo ý của bạn.  

Tất cả các mẫu báo cáo của bạn luôn luôn được lưu tại folder \My Documents\Phoebus\ReportTemplates 

Phoebus có thể được thiết lập để bạn dùng chung các mẫu báo cáo với những user khác mà không cần copy đi copy lại mẫu báo cáo từ user này qua user khác. Ta sẽ trở lại vấn đề này sau.

Nếu bạn chưa có report template nào thì sao ? Đừng lo, Phoebus sẽ tạo cho bạn 1 cái làm mẫu ngay khi bạn chạy báo cáo. 

Bước 1 : Xem nguồn dữ liệu và report template. Chạy thử báo cáo.

        Chạy chức năng CA - Chart of Accounts
(1)
(bấm vào hình để xem rõ hơn)

        Gõ lênh XL vào Action Box (2). Bấm Enter. Phoebus khởi động Excel và mở file báo cáo như hình dưới : 

(2)

Hãy nhìn tên file báo cáo : PBS.BO.LA.CA.xls
        Tên file template sẽ là : \My Documents\Phoebus\ReportTemplates\PBS.BO.LA.CA.template.xls

        Thiết kế báo cáo trong Phoebus có nghĩa là mở file report template ra và sửa lại theo ý bạn.

        Bạn thấy, nguồn dữ liệu chính là hệ thống TK, được gọi ra bằng lệnh XL từ chức năng Chart of Accounts. 
        Bạn có thể dùng lệnh XL với bất kỳ mẩu tin tham chiếu nào. Có nghĩa là bạn có thể trích xuất bất kỳ thông tin tham chiếu nào mà bạn nhập vào Phoebus. 
        Hãy thử với NA- Name and Address, BK - Bank Details, AR- Fixed Assets, IR - Inventory Item Code thử xem. 

Bước 2 : Giải thích về report template

        Hãy mở report template ra. Dòng 1 - Tên báo cáo. Dòng 3 - tiêu đề cột. Dòng 4 - vùng dữ liệu được đổ ra Excel. Hãy nhìn cả 2 file kết quả và template để thấy sự liên quan.

        Có 3 quy tắc chính để viết template
  1. Định nghĩa Vùng dữ liệu (Data Band). Bạn thấy báo cáo này có 1 data band duy nhất mang tên __CAInfo__X chính là ô A4. Data Band phải mang tên nguồn dữ liệu. Nguồn dữ liệu trong ví dụ là CAInfo. Các cột dữ liệu của CAInfo là AccntCode, Code, LookUp , AccntName ...(xem hình (2)). 
  2. Thẻ dữ liệu (TAG) - đảm nhận việc lấy dữ liệu từ nguồn và trình bày trên báo cáo. <#CAInfo.*> là một TAG hợp lệ. TAG gồm 2 phần cách nhau bởi dấu chấm (.). Phần trước dấu chấm là tên nguốn dữ liệu, phần sau là tên cột dữ liệu. <#CAInfo.AccntCode>,<#CAInfo.AccntName>,<#CAInfo.LookUp> là những TAG hợp lệ.
  3. TAG của nguồn nào phải nằm trong Data Band mang tên nguồn đó. 
        (3)

Bước 3 : Sửa report template theo ý bạn.

Bạn hãy sửa report template tùy ý, miễn sao tuân theo 3 nguyên tắc ở bước 2.
Tôi sửa lại format tiêu đề. và đặt 3 TAG vào Data Band, thêm logo và setup trang in trong Excel. Kết quả như sau:
Bạn có thể download tệp đình kèm bên dưới về xem thử.
Sau khi Save Template. Chạy lại báo cáo với lệnh XL. Nếu bạn muốn xem luôn trong Phoebus Print Preview. Chọn lệnh R - Report thay vì XL .

Kết quả như sau :


Bạn cũng có thể download file xls kết quả bên dưới .


 
Ĉ
PBS.BO.LA.CA.template.xls
(33k)
Nam SPC,
19:43, 3 thg 1, 2011
v.2
Ĉ
PBS.BO.LA.CA.xls
(58k)
Nam SPC,
19:43, 3 thg 1, 2011
v.2
Comments