• Khía cạnh tổ chức của Business Intelligence Thomas Davenport, tác giả nổi tiếng của nhiều cuốn sách về sáng tạo trong kinh doanh và quản lý tri thức, chia sẻ quan điểm về khía cạnh tổ chức ...
    Được đăng 17:51, 20 thg 2, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com
  • BI- CÔNG CỤ CỦA LÃNH ĐẠO DOANH NGHIỆP              BI là gì? Business Intelligence – BI (tạm dịch là giải pháp quản trị doanh nghiệp thông minh) là một hệ thống báo cáo cho phép tổ chức/doanh nghiệp (TC ...
    Được đăng 08:33, 21 thg 2, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com
  • Tối ưu hóa lợi nhuận với BI Business Intelligence (BI) không chỉ là một hệ thống hỗ trợ thông minh, giải pháp này có thể giúp doanh nghiệp (DN) đạt tới mục đích cao nhất của kinh ...
    Được đăng 17:29, 20 thg 2, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com
  • BI – “Biết người biết ta” Có câu “biết người biết ta trăm trận trăm thắng”, giải pháp Business Intelligence (BI) ra đời cũng nhằm đáp ứng phần nào nhu cầu “biết người biết ta” của ...
    Được đăng 17:27, 20 thg 2, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com
  • Vì sao nhà quản trị cần BI Ông Peter Drucker, một giáo sư danh tiếng tại nhiều trường đại học ở Mỹ và cũng là một chuyên gia về quản trị kinh doanh hàng đầu thế giới ...
    Được đăng 17:25, 20 thg 2, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com
  • Nội dung mới tại Thông tư 153 Một số nội dung mới tại thông tư 153 về hóa đơnnguồn Tong Cuc Thue1. Về loại hoá đơn và hình thức hoá đơn:1.1. Ngoài các ...
    Được đăng 18:52, 16 thg 1, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com
  • Hướng dẫn thao tác với bảng dữ liệu trong Phoebus Các bảng dữ liệu và danh sách đều có một cấu trúc chung gồm cột (Columns), dòng (Rows) như trong Excel. Định dạng cho chúng tương tự như trong Excel ...
    Được đăng 20:25, 5 thg 1, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com
  • Sử dụng chức năng Analyse Của Add-in PhoebusXL 4.0 cho Excel
    Được đăng 20:21, 5 thg 1, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com
  • Hướng dẫn tạo đơn mua hàng (PO) bằng hình. Nhập Purchase Order/Service Order (PO/SO) là bước đầu tiên trong quy trình xử lý đơn hàng. (bước 1) Quy trình mua hàng PO/SO được mở bởi bộ ...
    Được đăng 20:17, 5 thg 1, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com
  • Viết báo cáo với Excel và Phoebus Report Designer. (bài 3) Video hướng dẫn bạn từng bước thiết kế báo cáo danh sách TSCĐ, nhóm theo vị trí sử dụng. Bạn có thể nhóm theo nhiều cấp, không giới hạn group ...
    Được đăng 20:14, 5 thg 1, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com
  • Hướng dẫn thay đổi skin cho Phoebus Một chút thay đổi giao diện giúp bạn đỡ nhàm chán hơn với Phoebus. Phoebus hỗ trợ tải nhập tệp tin mô tả giao diện (Skin hoặc Pallete). Bạn có ...
    Được đăng 22:59, 3 thg 1, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com
  • Viết báo cáo trong Phoebus với Excel. (bài 2) Trong bài 1, ta đã biết về report template, 3 quy tắc để viết report template, cách chạy báo cáo, lệnh XL để đổ ra Excel.Trong bài 2 ta ...
    Được đăng 19:53, 3 thg 1, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com
  • Viết báo cáo trong Phoebus với Excel. (bài 1) Để làm quen với cách viết báo cáo trong Excel. Hãy xem ví dụ đơn giản nhất : Viết báo cáo liệt kê toàn bộ các Tài khoản kế toán.Phoebus ...
    Được đăng 19:44, 3 thg 1, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com
  • Đọc báo cáo Phoebus bằng Excel. Phoebus có thể trích xuất dữ liệu ra Excel dễ dàng. Mỗi khi bạn thấy dữ liệu Phoebus được trình bày ở dạng bảng, bạn đều có thể lưu dữ ...
    Được đăng 19:41, 3 thg 1, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com
  • Kiểm kê kho (Inventory Stock-Taking or Physical Count) Theo định kỳ hoặc ngẫu nhiên. Doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê kho hàng hóa vật tư xem số dư thực tế có ...
    Được đăng 19:37, 3 thg 1, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com
  • Phoebus và yêu cầu về tài khoản đối ứng Nếu bạn là người sử dụng phần mềm kế toán nước ngoài tại Việt nam. Bạn sẽ gặp phải một vài yêu cầu chưa đựợc giải quyết triệt để. Một ...
    Được đăng 19:35, 3 thg 1, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com
Hiển thị bài đăng 1 - 16trong tổng số 16. Xem nội dung khác »


Khía cạnh tổ chức của Business Intelligence

đăng 17:35, 20 thg 2, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com   [ đã cập nhật 17:51, 20 thg 2, 2011 ]

Thomas Davenport, tác giả nổi tiếng của nhiều cuốn sách về sáng tạo trong kinh doanh và quản lý tri thức, chia sẻ quan điểm về khía cạnh tổ chức của Business Intelligence (BI) - giải pháp quản trị doanh nghiệp thông minh(*).
Khía cạnh tổ chức của BI đủ lớn để phải xem xét thấu đáo.

Triển vọng của phương pháp quản trị theo quy trình

Vai trò ra quyết định của con người ngày càng quan trọng trong quy trình kinh doanh và việc cắt giảm thời gian ra quyết định làm nảy sinh trong các nhà doanh nghiệp và tư vấn viên ý nghĩ cho rằng quản lý theo quy trình sẽ thay thế điều hành các dự án (hoặc ít nhất cũng hoàn toàn phụ thuộc vào nó). Ông Davenport cho biết quản lý theo quy trình ở dạng đơn giản cũng có thể dẫn tới giảm chi phí một cách ổn định sau một giai đoạn ngắn phát sinh chi phí.

Davenport cho rằng, cách tiếp cận kiểu điều hành dự án có thể phổ cập hơn vì nhiều nhân viên không thích quy định. Các quy định thường xuất hiện trong quá trình quản lý theo quy trình. "Họ không thích khi có khả năng đo đếm thời gian của chu trình sản xuất mà họ tham gia vì rằng các quy trình kinh doanh càng ngày càng minh bạch. Họ không muốn mất quyền tự chủ", Davenport giải thích.

Quản lý theo quy trình chậm được ứng dụng trong các công ty, mặc dù vậy, Davenport luôn tin tưởng việc ứng dụng nó rộng rãi không sớm thì muộn sẽ diễn ra. Hiện, việc sử dụng phương pháp quản lý theo quy trình có nhiều triển vọng, đặc biệt khi mà việc ra quyết định, trong nhiều trường hợp, là kết quả của việc kết hợp các quá trình khác nhau của tư duy.

Khía cạnh tổ chức của BI 

Không hiếm trường hợp phải thảo luận phương pháp tổ chức hoạt động phân tích trong công ty. Vì, về nguyên tắc, các khoản đầu tư tốn kém ở công ty khiến phải gia tăng hiệu quả của hoạt động này. Điều gì tốt hơn giữa việc có riêng bộ phận phân tích và việc đưa hoạt động phân tích đến gần vị trí ra quyết định - tích hợp chức năng phân tích kinh doanh cho các bộ phận kinh doanh như BI đã đề xuất? Liệu cách tiếp cận thứ hai có rẻ và mềm dẻo hơn không?

Theo Davenport, lý tưởng là có cả 2 khả năng nói trên trong cùng một tổ chức. Các nghiên cứu cho thấy, các phân tích ở tầm chiến lược đáp ứng nhiều hơn so với công việc phân tích tích hợp vào một bộ phận. Ngoài ra, trong trường hợp này, đơn giản hơn là chia sẻ ý tưởng với họ, để họ bắt tay vào thực hiện dự án cũng đơn giản hơn. Trong khi đó, cần làm sao cho họ làm việc mật thiết hơn với toàn doanh nghiệp. Một số công ty có nhóm phân tích tập trung, trong đó, mỗi phân tích viên gắn liền với bộ phận phòng ban hay người lãnh đạo nào đó cụ thể để đảm bảo cho họ có được những kết quả phân tích hữu ích nhất.

"Tôi nghĩ rằng, quý vị có thể có được những ưu thế của công việc phân tích tập trung cũng như phân tán - Davenport khẳng định - Dịch vụ phân tích tập trung cao có thể nhanh chóng trở nên quan liêu và sẽ phản ứng yếu ớt trước các nhu cầu của doanh nghiệp. Dịch vụ phân tích phân tán cao lún sâu vào các vấn đề của bộ phận và thường đánh mất khả năng nhận được các ý tưởng tốt từ các bộ phận khác trong công ty". Theo Davenport, vai trò của việc phân tích kinh doanh trong hoạt động của công ty càng cao thì việc phân tích sẽ càng hướng tới tập trung hoá.

Dữ liệu trong phân tích kinh doanh

Hiệu quả và kết quả của phân tích kinh doanh phần nhiều phụ thuộc vào chất lượng dữ liệu. Làm thế nào để việc ra quyết định được bảo vệ trước những ảnh hưởng của dữ liệu tồi mà không mất đi tính hiệu quả và kết quả? Davenport cho rằng trong nhiều trường hợp, chất lượng dữ liệu để hình thành báo cáo quan trọng hàng đầu. "Trong quá trình xử lý phân tích dữ liệu, các bạn có thể loại trừ các dữ liệu tồi, trung lập hoá các dữ liệu tồi hoặc áp dụng thao tác tương tự để giảm mức ảnh hưởng của chúng. Trong quá trình hình thành báo cáo, làm việc này phức tạp hơn nhiều vì những thao tác tương tự có thể làm sai lệch toàn bộ bản báo cáo", Davenport giải thích.

Rất phổ biến tình trạng các công ty dồn sức đảm bảo chất lượng dữ liệu và tích hợp dữ liệu thay vì phân tích chúng. Tính cần thiết của việc giải quyết những nhiệm vụ này là nguyên nhân gia tăng ứng dụng vào cơ sở dữ liệu hay các hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) mà các cơ sở dữ liệu này được sử dụng như nguồn dữ liệu. Những dữ liệu này không phải là loại dùng cho quá trình phân tích.

Liên quan trực tiếp đến công tác phân tích dữ liệu, theo Davenport, sự thấu hiểu công việc và kiến thức toán học quan trọng như nhau: "Quý vị phải có khả năng giải thích các kết quả toán học và thống kê cho lãnh đạo, những người ra quyết định, nhưng quý vị cũng cần hiểu bản chất của các công nghệ". Tìm nhân sự kết hợp được những phẩm chất này là cả một vấn đề lớn.

Cán bộ quyết định hết

Davenport từng lãnh đạo các trung tâm nghiên cứu Accenture, Ernst & Young và McKinsey, giảng dạy ở Trường Kinh doanh Haward, ĐH Texas (Mỹ)...

Hiện thời, Davenport là GS về CNTT và quản trị viên Trường CĐ Babson (Babson College) và là một trong các nhà lãnh đạo các nhóm nghiên cứu theo hướng phân tích kinh doanh của Công ty nGeneva (trước kia là BSG Concours).

Việc sử dụng phân tích kinh doanh gắn liền với giải quyết vấn đề lựa chọn cán bộ phù hợp. Để sử dụng các thủ thuật toán học phải đào tạo nhân viên có trình độ. Việc này không rẻ khiến cho tổng đầu tư sở hữu giải pháp phân tích kinh doanh gia tăng nhiều lần. Davenport cho rằng, đây đúng là vấn đề lớn và giải pháp phù hợp là không tuyển dụng các chuyên gia đắt đỏ mà thuê họ, rẻ hơn. "Trên toàn thế giới, việc phải có nhân viên bổ sung là hạn chế lớn cho việc triển khai chiến lược theo hướng phân tích kinh doanh", Davenport cho biết. Một trong những nguồn nhân sự kiểu này là Nga, đất nước giàu có về các tài năng toán học, tuy rằng, Davenport cũng cho biết các chuyên gia Nga thường gặp phải vấn đề ngôn ngữ.

Thuê gia công là công cụ phổ biến của doanh nghiệp nhưng thành công của nó phụ thuộc nhiều vào sự tin cậy nơi đối tác. Liệu thuê gia công có phù hợp với BI? Hiển nhiên là ở đây có quá nhiều rủi ro. Dù thế nào đi nữa, Davenport nói, trên thị trường thế giới cũng đã có những dịch vụ tương tự. Đa số các công ty làm dịch vụ này tập trung ở Ấn Độ. Loại hình thuê gia công này không nổi tiếng như những loại hình thuê gia công khác nhưng cũng có những tổ chức gia công có đến 500 nhân viên có thể giải quyết hàng loạt nhiệm vụ về phân tích kinh doanh.

"Để sử dụng hiệu quả hình thức thuê gia công BI, phải có chuyên gia của mình về lĩnh vực này có khả năng đảm bảo kết quả nhận được sẽ được trình bày đúng với ngôn ngữ của doanh nghiệp mình và sẽ mang lại ích lợi cho doanh nghiệp" - Davenport nói - "Điều đó hoàn toàn có thể, nhưng cần thận trọng vì quý vị cần không ai khác là người gần gũi, hiểu biết, có thể tác động tốt tới lãnh đạo ra quyết định - điều này lại làm khó việc triển khai thuê gia công".

Liên quan đến chuẩn bị nhân sự cần thiết cho BI, Davenport cho rằng các cơ sở đào tạo cần lưu ý nhiều hơn theo hướng này. Một mặt, các trung tâm đào tạo phải mở rộng các cách thức phân tích đã từng được giảng dạy trước nay. Mặt khác, nhiều cuộc hội thảo về đề tài phân tích trong tiếp thị, quản lý tài chính... có thể mở rộng cách thức phân tích nhưng có một sự thật khó bỏ qua là chưa biết làm thế nào truyền đạt các kiến thức này cho sinh viên. Trong các giáo trình về BI, có hàng loạt công cụ nhưng trong khuôn khổ các khoá đào tạo, người ta chỉ kịp kể cho sinh viên về lịch sử xuất hiện các loại dữ liệu và hầu như không đả động đến phân tích chúng.

Những vấn đề của ra quyết định

Davenport chia sẻ những vấn đề chính trong quá trình ra quyết định trong một doanh nghiệp hiện đại. "Điều đầu tiên có thể quật ngã quý vị là xử lý dữ liệu trong bản phân tích. Thứ hai, việc thảo luận và lựa chọn các quyết định khả dĩ (đúng nguyên tắc, chọn từ đống các giải pháp thay thế lẫn nhau) trong việc tạo quy trình ra quyết định tốt nhất. Và, cuối cùng, có thể nảy sinh các vấn đề thuộc về tổ chức giám sát các tác động của quyết định đã được thi hành. Việc giám sát cần để điều chỉnh gì đó trong lần ra quyết định sau.

--- theo tạp chí PC world Việt Nam

BI- CÔNG CỤ CỦA LÃNH ĐẠO DOANH NGHIỆP

đăng 17:33, 20 thg 2, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com   [ đã cập nhật 08:33, 21 thg 2, 2011 ]

             
BI là gì? 


Business Intelligence – BI (tạm dịch là giải pháp quản trị doanh nghiệp thông minh) là một hệ thống báo cáo cho phép tổ chức/doanh nghiệp (TC/DN) khai thác dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau về khách hàng (KH), thị trường, nhà cung cấp, đối tác, nhân sự... và phân tích/sử dụng các dữ liệu đó thành các nguồn thông tin có ý nghĩa nhằm hỗ trợ việc ra quyết định. Thông thường cấu trúc một bộ giải pháp BI đầy đủ gồm một kho dữ liệu tổng hợp (datawarehouse) và các bộ báo cáo, bộ chỉ tiêu quản lý hiệu năng TC/DN (Key Perfomance Indicators – KPIs), các dự báo và phân tích giả lập (Balance Scorecards, Simulation and Forecasting...). 

Thông thường, đầu ra trong mỗi hệ thống ERP, CRM, HCM... là các dữ liệu đã sẵn sàng phục vụ việc phân tích. Tuy nhiên, đối với nhiều TC/DN, việc khai thác các dữ liệu này chưa được chú trọng nên chỉ dừng ở các yêu cầu kết xuất báo cáo nghiệp vụ đơn thuần của các phòng ban. Khá nhiều thông tin quan trọng cho người ra quyết định và lập kế hoạch chiến lược đã bị bỏ qua do thiếu công cụ tổng hợp, phân tích, “móc nối” các dữ liệu này, hoặc do người lãnh đạo không nhìn nhận khả năng này nên không đặt ra yêu cầu với hệ thống CNTT. Xét ở góc độ đầu tư thì đây là sự lãng phí lớn. 

Trên thực tế, BI cần cho mọi TC/DN có nhu cầu tích hợp dữ liệu và phân tích thông tin. Đối với nhà quản lý, đây là hệ thống phân tích hoạt động DN chính xác và toàn diện nhất do thông tin được tổng hợp từ nhiều nguồn trong DN. Trong nhiều trường hợp, nếu không sử dụng BI, TC/DN sẽ không có được các kết quả ngay, thậm chí có thể tốn kém một khoản chi phí cho việc khảo sát, nghiên cứu, tìm tòi mới có được kết quả. Với BI, DN dễ dàng có ngay thông tin phân tích quản lý, để trả lời các câu hỏi như: “KH quan trọng nhất của DN hiện nay là ai?”; “Thị trường nào đang mang lại tỷ trọng lợi nhuận chính?”... 

Ứng dụng BI thế nào? 

Ở mức hệ thống, BI là khâu cuối cùng của các giải pháp ERP, CRM, HCM... Nghĩa là chỉ khi các hệ thống quản trị thông tin này đi vào vận hành, khai thác thì BI mới phát huy được công việc của mình. Ở mức đơn giản, BI, là các yêu cầu đặt ra của nhà lãnh đạo với mỗi hệ thống PM quản lý. Ví dụ, nhiều công ty hiện nay khai thác các báo cáo tài chính hoặc yêu cầu đơn vị triển khai xây dựng thêm phân hệ báo cáo cho hội đồng quản trị song song với hệ thống ERP trong DN. 

Theo ông Vương Quân Ngọc, chuyên gia tư vấn FPT ERP thì “BI vừa là đầu ra cuối cùng của các hệ thống ERP, CRM... vừa là đầu vào cho chính các hệ thống này. Vì nếu xây dựng DN từ các kết quả đánh giá của BI, tức là từ các chỉ số đánh giá hiệu năng DN thì DN sẽ có thông tin đầu vào phản ánh chính xác kết quả đầu ra đó”. ông Ngọc cho rằng: “Khi một TC/DN đã ứng dụng ERP thì việc áp dụng BI là phần liên kết rất nên phát triển và tận dụng. Điều đó sẽ giúp TC/DN hoàn thiện hệ thống ứng dụng CNTT của mình để thúc đẩy phát triển và nâng cao khả năng cạnh tranh”. 

Ví dụ như DN trong lĩnh vực viễn thông hoặc ngân hàng sử dụng hệ thống contact center. Bình thường, hệ thống này chỉ kết nối và trả lời tự động yêu cầu của KH. Tuy nhiên, khi được khai thác cùng BI, BI sẽ đưa ra các chỉ số cho biết tỷ lệ KH trung niên, KH trên đại học... sử dụng hệ thống này trong tháng. Đây chính là đầu vào cho hệ contact center , có tác động ngược lại cho contact center, khiến hệ thống này, từ chỗ chỉ là một trung tâm nhận và trả lời các cuộc điện thoại của KH, phát triển thành một trung tâm thông tin đa kênh. Những thông tin này sẽ được hệ BI chia sẻ tới nhiều bộ phận trong DN, giúp DN đảm bảo phương châm kinh doanh “lấy KH làm trọng tâm” của mình. 

Hiện ở Việt Nam, thị trường cung cấp giải pháp BI còn khá sơ khai nhưng cũng đã quy tụ khá nhiều tên tuổi như: Business Objects, Cognos, Hyperion, SAP, Oracle ... Mỗi giải pháp đều có sự khác nhau về tính năng, khả năng tích hợp, phân tích và xử lý thông tin. Như bất cứ giải pháp/phần mềm nào, BI chỉ là một công cụ, do vậy khi TC/DN lựa chọn và sử dụng, cần cân nhắc tới tính khả dụng và khả năng tích hợp của nó với các hệ thống khác trong DN. Đồng thời luôn đảm bảo trong khi vận hành, thông tin đầu vào cho BI phải luôn là thông tin xác thực.

Một doanh nghiệp có khoản đầu tư không cao cho hướng đi này thường chọn phương pháp kết hợp rất nhiều giải pháp lẫn lộn gây ra sự phức tạp trong quá trình triển khai và sử dụng, nắm bắt được nhu cầu đó, sản phẩm Phoebus Management suite với BI tích hợp đã ra đời, đáp ứng hầu hết các nhu cầu của các nhà lãnh đạo, tham khảo về Phoebus và BI tại đây: click here

nguồn: ERPsolution

Tối ưu hóa lợi nhuận với BI

đăng 17:28, 20 thg 2, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com   [ đã cập nhật 17:29, 20 thg 2, 2011 ]

Business Intelligence (BI) không chỉ là một hệ thống hỗ trợ thông minh, giải pháp này có thể giúp doanh nghiệp (DN) đạt tới mục đích cao nhất của kinh doanh là tối ưu hóa lợi nhuận.

Các nhà quản trị (NQT) trong một tổ chức, mỗi ngày có thể đưa ra hàng trăm quyết định khác nhau. Để đưa ra quyết định vừa hợp lý, vừa kịp thời NQT không những phải nắm vững tình hình nội bộ DN mà còn phải nắm được tình hình khách hàng, đối thủ cạnh tranh ở nhiều khía cạnh khác nhau. Tuy vậy, do thông tin thường nằm rải rác ở nhiều hệ thống khác nhau nên việc tập hợp luôn là thách thức đối với NQT. Có khá nhiều giải pháp quản trị như ERP (Hệ thống họach định nguồn lực DN), CRM (Giải pháp quản lý quan hệ khách hàng) đã chạm đến các nhu cầu bức thiết này, tuy nhiên, ở góc độ khai thác của nhà quản trị, chúng vẫn chưa đủ thỏa mãn yêu cầu phân tích thông tin và hỗ trợ ra quyết định. Chính vì thế, BI thực sự là giải pháp tối ưu tiếp theo giúp DN đạt mục tiêu tối ưu hóa lợi nhuận bởi những giá 
trị sau: 

Tiết kiệm chi phí

Thông thường để biết được lí do vì sao kết quả kinh doanh tháng này giảm so với tháng trước, NQT thường phải tìm hiểu qua nhiều kênh thông tin khác nhau từ phòng kế toán tới phòng kinh doanh.., nhiều khi tiêu tốn khá nhiều thời gian, nguồn lực. Còn với giải pháp BI, tận dụng ưu thế có thể phân tích sâu theo nhiều chiều, NQT có thể tìm ngay được nguyên nhân bị giảm doanh thu là do đâu, cụ thể vùng miền nào mà không cần nhờ đến bất cứ ai. Trong bối cảnh hiện nay, việc giúp DN truy xuất nhanh gọn thông tin được coi như một giải pháp giúp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động.

Loại bỏ hàng kém hiệu quả

Bằng cách đo lường các chỉ số đánh giá hiệu quả hoạt động chủ chốt (KPI - Key Performance Indicator) về số lần bảo hành, các mặt hàng bán chậm nhất hay số khách hàng mua và tổng doanh thu bán được từ những mặt hàng đó, BI còn giúp NQT biết được những mặt hàng kém hiệu quả, làm tiêu tốn nhiều chi phí cho các hoạt động hỗ trợ, tồn kho để từ đó ra quyết định loại bỏ hay cải tiến thành một sản phẩm mới. 

Phân tích hiệu quả chương trình khuyến mãi, quảng cáo 

Thông qua việc thu thập thông tin về số lượng hàng bán, doanh thu, chi phí,số khách hàng mới, số sản phẩm bán được... của các chương trình khuyến mãi, quảng cáo hệ thống BI sẽ đưa ra báo cáo phân tích về mức độ hiệu quả của chương trình, từ đó NQT sẽ biết được chương trình dạng nào mang lại hiệu quả cao nhất để áp dụng lại cho những lần sau. 

Ngòai ra, dựa trên những bảng khảo sát, dữ liệu về bán hàng, BI có thể cho biết tác động của những hoạt động đó như thế nào sau mỗi kỳ quảng cáo, tung ra sản phẩm/dịch vụ mới. 

Nâng cao năng lực của nhân viên kinh doanh 

Trong DN có nhiều kênh phân phối, nhiều chi nhánh đại lý, nhân viên kinh doanh được tổ chức thành nhiều cấp nên việc đo lường và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên một cách chính xác thường khó khăn và tốn nhiều thời gian. Để đánh giá đúng phải dựa trên nhiều tiêu chí: doanh số, số khách hàng mới tìm được, và phải có trọng số riêng cho từng kênh bán hàng.. Với sự hỗ trợ của BI, NQT có thể đo lường nhiều tiêu chí đánh giá, từ đó có những quyết định thưởng phạt chính xác. 

Cũng cố và làm tăng sự hài lòng, lòng trung thành của khách hàng

Nắm bắt thông tin khách hàng ở nhiều góc độ khác nhau sẽ giúp DN phục vụ khách hàng tốt hơn. Hệ thống BI cung cấp cho DN cái nhìn tổng thể về khách hàng bằng cách phân loại khách hàng theo nhiều tiêu chí khác nhau: độ tuổi, giới tính, nơi sinh sống, thu nhập, doanh thu... để DN có thể cung cấp những sản phẩm phù hợp với nhu cầu của họ hay có thể thiết kế những chương trình khuyến mãi, quảng cáo riêng cho những khu vực mà những đối tượng đó tập trung đông nhất.

Đánh giá đối thủ cạnh tranh trong ngành, mở rộng thị phần

Đối với thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, NQT không những phải nắm rõ tình hình của công ty mình mà cần phải đánh giá được tiềm lực của đối thủ cạnh tranh trong ngành, nắm được danh sách những khách hàng tiềm năng để mở rộng thị phần, tìm kiếm thêm khách hàng mới. Thông qua việc thu thập thông tin từ bên ngoài DN, BI có thể đưa ra báo cáo so sánh (benchmark) phần trăm doanh thu, số khách hàng... của DN so với các đối thủ khác trong ngành. Hoặc khi đối thủ tung ra một chương trình khuyến mãi nào đó, DN sử dụng BI để đo lường doanh thu và số khách hàng của mình, từ đó đối chiếu với mức độ lôi cuốn của chương trình, nếu số khách hàng giảm đáng kể nhưng doanh thu vẫn không giảm nhiều chứng tỏ chương trình của đối thủ chỉ thu hút những khách hàng có giá trị thấp, và ngược lại là chương trình thành công. Từ đó DN có thể học được ở đối thủ và có những hành động để kéo những khách hàng có giá trị cao về phía mình. 

Tóm lại, giải pháp BI hiện nay đã mang lại nhiều lợi ích to lớn cho DN nhờ khả năng phân tích các chỉ số một cách thông minh và nhanh nhất. Trong thời gian tới, cùng với sự sôi động của các gói giải pháp ERP, CRM, BI sẽ là lựa chọn tiếp theo của nhiều DN Việt Nam trên bước đường cạnh tranh với các DN nước ngoài về mặt quản lý.


Nguyễn Hiếu Trực - PCworld Việt Nam

Tham khảo
• The Business value of Business Intelligence (Tài liệu của Business Object 2007) 
• The Business value of Business Intelligence – Steve William and Nancy Williams 
(Business Intelligence Journal 2003) 
• Business intelligence tools are key to building profits – Dan Pratte 
(TechRepublic.com 30/7/2001) 
• Use business intelligence to boost sales and profitability – Dan Pratte 
(TechRepublic.com 30/7/2001) 

BI – “Biết người biết ta”

đăng 17:25, 20 thg 2, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com


Có câu “biết người biết ta trăm trận trăm thắng”, giải pháp Business Intelligence (BI) ra đời cũng nhằm đáp ứng phần nào nhu cầu “biết người biết ta” của doanh nghiệp.

Khảo sát của Gartner đối với các CIO trong ba năm trở lại đây cho thấy giải pháp BI luôn đứng đầu trong thứ tự ưu tiên về nhu cầu đầu tư công nghệ của doanh nghiệp (DN). Trải qua hai mươi năm phát triển, ngày nay giải pháp BI đã dần trở nên hoàn thiện và có khả năng đáp ứng bốn nhu cầu quan trọng mà người quản trị luôn mong đợi đó là:

· Data Warehouse - Nhu cầu khai thác dữ liệu tập trung.
· Analysis -Nhu cầu báo cáo phân tích cao cấp.
· Monitoring - Nhu cầu giám sát và cảnh báo tự động.
· Planning and Forecasting - Nhu cầu dự đoán và lên kế hoạch.



Khai thác dữ liệu tập trung

Khi DN hoạt động hiệu quả thì việc mở rộng phạm vi trên nhiều tỉnh thành, hay nhiều quốc gia là nhu cầu tất yếu. Song song với việc phát triển như thế thì ban quản trị cũng vấp phải rất nhiều khó khăn trong quản lý. Dữ liệu của công ty, tập đoàn nằm rải rác ở nhiều nơi và dưới nhiều hình thức khác nhau. Do đó, bất cứ nhu cầu truy vấn, phân tích hay so sánh giữa các vùng với nhau cũng đều tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức. Với Data Warehouse (Kho dữ liệu) của BI những dữ liệu quan trọng nằm rải rác nhiều nơi, dưới nhiều định dạng khác nhau của DN sẽ được trích xuất đều đặn và được tập hợp lại thành một cấu trúc thống nhất. Qua đó những báo cáo từ chi tiết đến tổng quát của toàn DN đều luôn đảm bảo được tính chính xác và kịp thời. "Kho dữ liệu" đã được rất nhiều tập đoàn lớn nhìn nhận là một phần quan trọng trên bước đường toàn cầu hóa của họ.

Báo cáo phân tích cao cấp

Một trong những nỗi sợ hãi lớn nhất của quản trị DN là bị chìm ngập trong một rừng dữ liệu. Sắp xếp quản lý cánh rừng đó đã là quá khó khăn nói chi đến việc khai thác giá trị từ đó. Nhưng thực tế trong quá trình đưa ra quyết định vẫn luôn đòi hỏi những nhu cầu truy vấn phức tạp. Hiện nay giải pháp báo cáo phân tích cao cấp của BI đã tương đối hoàn thiện với những tính năng nổi bật như:

· Đào sâu dữ liệu đến mức tối đa: giúp ta có thể giải quyết những yêu cầu phức tạp như "cung cấp thông tin về doanh thu và số lượng mặt hàng bán được, của 3 năm gần nhất, theo tất cả các vùng, ứng với tất cả các nhóm sản phẩm và sản phẩm, và nhân viên thực hiện giao dịch". Với những dạng câu hỏi như trên người quản trị chỉ mất vài giây tương tác với hệ thống OLAP là đã có được câu trả lời.

· Khả năng tùy biến chiều thông tin: Song song với tính năng đào sâu dữ liệu đó là khả năng tùy chỉnh thứ tự của các chiều thông tin. Ví dụ cũng với những chiều thông tin như yêu cầu trên ta có góc nhìn khác như "cung cấp thông tin về doanh thu và số lượng mặt hàng bán được, ứng với các nhân viên bán hàng, của toàn bộ các vùng, trên tất cả các nhóm sản phẩm và sản phẩm, trong 3 năm gần nhất".

Giám sát và cảnh báo tự động


Để khẳng định tên tuổi của mình hơn nữa trên thị phần BI, các nhà cung cấp giải pháp lớn như BusinessObjects, Cognos, Hyperion, SAS... liên tục đầu tư vào phần giao diện người dùng. Các khái niệm về Dashboards - bảng điều khiển, Scorecards - bảng chỉ số,... đã được áp dụng vào quản lý DN. Nhờ vào bảng điều khiển mà các chỉ số thể hiện tình trạng phát triển của công ty (KPIs) luôn được tự động tổng hợp và cập nhật thường xuyên. Ngoài chức năng cảnh báo tự động qua màu sắc, hình ảnh, hệ thống BI còn có chức năng tự động gởi email thông báo đến người có thẩm quyền, giúp người quản lý luôn có được thông tin về những gì đang xảy ra.

Dự đoán và lên kế hoạch

Trong môi trường thực tế, để tổng hợp được một bảng kế hoạch cho quí tới, năm tới hay phương hướng của công ty trong nhiều năm tới sẽ rất phức tạp. Hầu như các bảng kế hoạch và dự báo của DN đều phụ thuộc vào nhận định chủ quan của một số người có kinh nghiệm. Tất cả những người quản lý chắc hẵn ai cũng muốn có được một sự hỗ trợ đáng tin cậy và mang nhiều tính khoa học nhằm giúp cho họ đưa ra được những dự báo vững chắc hơn. Nắm bắt nhu cầu này, các tên tuổi hàng đầu về hệ thống BI như: Business Objects, Cognos, SAP Business Intelligence,BI, đều hỗ trợ khá tốt khả năng dự báo và lên kế hoạch của DN. Kết hợp với kinh nghiệm của người sử dụng những bảng kế hoạch cho tương lai được tổng hợp khá nhanh và có độ chính xác cao. Ngoài hai tính năng trên, hệ thống BI còn giúp cho người sử dụng khả năng phân tích giả định - "what-if analysis and simulation". Chức năng giúp cho người sử dụng có thể giả lập một số biến cố, qua đó đánh giá được xu thế thay đổi của các chỉ số KPIs mà họ quan tâm.

Tuy là một giải pháp cao cấp nhưng BI không chỉ dành riêng cho các tập đoàn lớn, mà là giải pháp hỗ trợ quyết định cho tất cả các DN ở mọi qui mô và nhiều lĩnh vực hoạt động khác nhau. Trong thực tế, BI mang lại lợi ích rõ nét nhất cho các DN ngành hàng tiêu dùng, giải khát, thực phẩm khi mà yếu tố về thời gian được đặt lên hàng đầu. Trên thế giới, BI đã trở thành công cụ quản trị quen thuộc của nhiều tên tuổi lớn như: BMW, Coca-Cola, Unilever… Còn tại Việt Nam, một số công ty lớn đã và đang triển khai BI và coi như vũ khí bí mật của mình. Hy vọng, trong thời gian tới, giải pháp BI sẽ sát cánh với ngày càng nhiều DN VN.

Bảng thứ tự ưu tiên về nhu cầu công nghệ của DN trên thế giới

nguồn: Lobby VN

Vì sao nhà quản trị cần BI

đăng 17:24, 20 thg 2, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com



Ông Peter Drucker, một giáo sư danh tiếng tại nhiều trường đại học ở Mỹ và cũng là một chuyên gia về quản trị kinh doanh hàng đầu thế giới, trong bài viết "Những thông tin mà nhà quản lý thật sự cần", trên tạp chí Harvard Business Review tháng 1/1995 có nêu ra rằng: Các doanh nghiệp (DN) vào thị trường sau có nhiều lợi thế rất lớn về tiết kiệm chi phí (thông thường là 30%) do các DN này tận dụng được các phương pháp, công nghệ và chiến lược mới, hiệu quả hơn trong việc quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng chứ không chỉ đơn thuần quản lý chi phí như các DN đi trước.


Xu hướng ứng dụng BI

Từ những năm 90, mô hình kinh doanh của các DN trên thế giới đã nhanh chóng chuyển sự tập trung vào sản phẩm và doanh số sang mô hình lấy khách hàng và lợi nhuận làm trung tâm. Đây là hướng phát triển hiệu quả nhằm cắt giảm chi phí và nâng cao lợi nhuận cho DN. Để thực hiện được điều này, các DN và nhà quản lý cần có một công nghệ hỗ trợ họ trong việc đưa ra phân tích thông tin quản trị DN, nắm bắt thông tin trong và ngoài DN một cách nhanh chóng nhằm ra quyết định đúng đắn và kịp thời. Đây cũng là thời điểm cho một xu thế ứng dụng phần mềm quản trị mới – Business Intelligence (BI) được phát triển từ ứng dụng thế hệ trước được gọi là "Hỗ trợ quyết định" (Decision Support). Theo như dự đoán từ năm 1994 của ông Howard Dresner, một nhà phân tích CNTT danh tiếng của tập đoàn Gartner, thì "sẽ có dịch chuyển lớn việc ứng dụng giải pháp BI từ các chuyên gia phân tích thông tin sang các nhà quản lý và chuyên viên kinh doanh. Các nhà quản trị sẽ dành khoảng 10% quĩ thời gian làm việc của họ vào việc sử dụng ứng dụng BI".

Vì sao nhà quản trị cần BI?

Ngày nay, các nhà quản trị DN không chỉ đơn thuần quản lý hiệu quả hoạt động kinh doanh qua các chỉ tiêu tài chính, kinh doanh, sản xuất, hệ thống phân phối... mà còn quản lý thông qua một ma trận các chỉ số hiệu suất chính (Key Performance Index - KPI) của tập hợp nhiều bộ phận với nhau trong toàn bộ chuỗi cung ứng và hoạt động của DN, chẳng hạn như ma trận đơn giản trong bảng bên trên.

Vấn đề quan trọng trong qui trình kinh doanh bán hàng là khả năng nắm bắt thông tin về ai đã bán cái gì cho ai và khi nào. Với bảng ma trận đơn giản nêu trên, việc thiết lập các báo cáo bán hàng về số thực bán, dự báo và kế hoạch bán hàng sẽ có thể mất vài giờ, thậm chí vài ngày nếu thực hiện thủ công trên excel hoặc tổng hợp trên văn bản giấy do mất nhiều thời gian thiết lập báo cáo, kiểm tra, so sánh đối chiếu các số liệu. Đây là điều thường xảy ra ở rất nhiều DN không có hệ thống quản lý hiệu quả. Và quan trọng hơn là các số liệu báo cáo luôn có độ sai lệch lớn giữa các bộ phận, các nhân viên bán hàng và nhà quản lý sẽ không biết số liệu nào là đáng tin cậy.

Với ứng dụng công cụ BI tích hợp trên một hệ thống quản trị DN ERP, các nhà quản lý có thể nhanh chóng tạo ngay các báo cáo quản trị tại mọi thời điểm và ở các cấp độ quản lý khác nhau một cách nhất quán. Lúc đó, các nhà quản lý không cần phải mất nhiều thời gian tìm gặp các giám đốc phòng ban hoặc giám đốc kinh doanh để thu thập các báo cáo và tình hình kinh doanh vì đã có sẵn trên hệ thống với nhiều góc nhìn và phân tích khác nhau. Chỉ với vài cái nhấp chuột, nhà quản lý các cấp có thể có được ngay các báo cáo phân tích và quản trị cần thiết (xem bảng).


Công cụ BI của Exact Software (Exact Business Analytics - EBA) phân tích đơn hàng bán đã được xuất hóa đơn theo sản phẩm

Điều này giúp DN tiết kiệm được chi phí rất lớn trong điều hành sản xuất kinh doanh cũng như nâng cao hiệu quả làm việc cho toàn DN ở mọi góc độ quản lý.

Bằng việc ứng dụng công cụ BI, công ty dược phẩm lớn Glaxo Wellcome (Mỹ) đã cắt giảm thời gian chuẩn bị báo cáo kế hoạch bán hàng của đội ngũ bán hàng gồm 200 người từ 6 ngày xuống còn vài giờ, tương đương tiết kiệm 1.000 ngày bán hàng mỗi quí.

Việc quản lý ngày càng phức tạp theo thời gian do sự gia tăng nhanh chóng khối lượng giao dịch hàng ngày, số lượng hàng hóa, nhân viên, dữ liệu thông tin... như trong lĩnh vực bán lẻ, phân phối hàng tiêu dùng. Việc gia tăng dung lượng thông tin đến chóng mặt của các DN từ megabytes lên đến gigabytes hoặc tetrabytes hay quadrillion bytes (sẽ là điều không tránh khỏi đối với những DN như Wal-mart, Tesco... ). Đây là những vấn đề lớn mà rất nhiều DN không chỉ ở Việt Nam mà trên thế giới đang phải tốn rất nhiều chi phí và thời gian để có được thông tin quản trị quyết định cần thiết.

Việc ứng dụng công cụ BI sẽ giúp nhà quản lý ra quyết định tốt hơn và nhanh chóng dựa trên thông tin phân tích kết hợp với đồ họa, các bảng biểu và tổng hợp đa chiều xuyên suốt trong toàn hệ thống. Ví dụ, trong hoạt động kinh doanh, BI có thể giúp nhà quản lý xác định rất nhanh nhóm khách hàng nào mang lại lợi nhuận cao nhất cho DN, sản phẩm nào có tỉ suất lợi nhuận cao nhất. Từ đó sẽ giúp tối ưu hóa chuỗi cung ứng hiệu quả hơn thông qua các chỉ số chính KPI.

Đặc biệt, công cụ BI được sử dụng để truy xuất, phân tích, tổng hợp và xử lý tức thì trên hệ thống kho dữ liệu (data warehouse) của DN như dữ liệu của bộ phận tài chính kế toán, sản xuất, kinh doanh bán hàng, kế hoạch, hoặc marketing... theo thời gian thực. Hãng hàng không Continental Airlines (Mỹ) đã tích hợp 10 TB (terabytes) dữ liệu từ 25 hệ điều hành và kho dữ liệu cùng với công cụ BI cho phép nhà quản lý và phân tích marketing có thể sử dụng các dữ liệu thu thập được và phân tích từ khách hàng để xác định xu hướng giá hoặc nhu cầu đi máy bay của khách hàng... Việc ứng dụng công cụ BI giúp cho hãng tiết kiệm được hơn 250 triệu USD trong 5 năm đầu tiên.

Có thể nói, việc ứng dụng công cụ BI sẽ là một bước phát triển tiếp theo của DN sau khi đã ứng dụng hiệu quả hệ thống quản trị DN ERP. Ở Việt Nam chỉ một số DN đầu tư nước ngoài trong lĩnh vực hàng tiêu dùng đã và đang sử dụng công cụ BI được tích hợp với các hệ thống ERP và quản trị DN khác. Trong khi nhu cầu ứng dụng ERP đang ngày càng phát triển ở các DN trong và ngoài nước, dự báo sẽ có thêm nhiều DN quan tâm đến mở rộng ứng dụng BI cho lãnh đạo DN, nhằm nâng cao hơn nữa năng lực cạnh tranh của DN trên thị trường trong và ngoài nước.


Nguyễn Chí Đức Lobby VN


Nguồn tham khảo:*Conneylly, R., McNeill, R., Mosimann, R."The Multidimensional Manager – 24 ways to impact your bottom line in 90 days", Cognos Corporation, Canada;* Davenport, T. and Harris J., 2007. "The Architecture of Business Intelligence", Accenture, Mar 2007;

Nội dung mới tại Thông tư 153

đăng 18:34, 16 thg 1, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com   [ đã cập nhật 18:52, 16 thg 1, 2011 ]

Một số nội dung mới tại thông tư 153 về hóa đơn

nguồn Tong Cuc Thue

1. Về loại hoá đơn và hình thức hoá đơn:

1.1. Ngoài các loại hoá đơn đã được hướng dẫn tại Nghị định, Thông tư hướng dẫn cụ thể về:
+ Hoá đơn khác gồm tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…
+ Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng, phiếu thu tiền bảo hiểm…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
1.2. Các chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hoá đơn gồm Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất khi hàng gửi bán đại lý.
1.3. Hướng dẫn cụ thể một số trường hợp hoá đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc như:
+ Các trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký người mua, dấu của người bán; 
+ Các trường hợp không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua, dấu của người bán trừ trường hợp là đơn vị kế toán yêu cầu phải có đầy đủ nội dung theo quy định.
1.4. Về hoá đơn xuất khẩu
- Trên hoá đơn chỉ cần đảm bảo các tiêu thức nhất định.
                                                                   - Hoá đơn xuất khẩu nếu dùng một ngôn ngữ thì được sử dụng tiếng Anh.
                                                                   - Khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu theo quy định của pháp luật về thương mại, tổ chức, cá nhân được sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng.

2. Về tạo hoá đơn tự in:
- Các đối tượng được tạo hoá đơn tự in kể từ khi có mã số thuế gồm: 
+ Doanh nghiệp được thành lập theo quy định của pháp luật trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao.
Trong đó khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất thực hiện theo quy định tại Nghị định số 29/2008/NĐ-CP ngày 14/3/2008 của Chính phủ.
+ Các đơn vị sự nghiệp công lập có sản xuất, kinh doanh;
+ Các doanh nghiệp có mức vốn điều lệ từ năm (5) tỷ đồng trở lên tính theo số vốn đã thực góp đến thời điểm thông báo phát hành hoá đơn.
- Các tổ chức kinh doanh khác đáp ứng 5 điều kiện quy định tại điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư số 153/2010/TT-BTC để được tạo hoá đơn tự in. (xem điểm b khoản 1 điều 6 tại đây)
Trước khi tạo hoá đơn tự in, tổ chức phải ra quyết định áp dụng hoá đơn tự in gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

3. Về tổ chức nhận in hoá đơn: 
Tổ chức nhận in hoá đơn phải là doanh nghiệp có đăng ký kinh doanh còn hiệu lực và có giấy phép hoạt động ngành in (bao gồm cả in xuất bản phẩm và không phải xuất bản phẩm). 
Tổ chức nhận in hoá đơn phải lập và gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp báo cáo về việc nhận in hoá đơn một năm hai lần vào các ngày 20/7 và 20/1.

4. Đối tượng được mua hoá đơn của cơ quan thuế gồm:
- Tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có hoạt động kinh doanh; hộ, cá nhân kinh doanh;
- Doanh nghiệp siêu nhỏ là cơ sở kinh doanh có từ mười (10) lao động trở xuống. Cơ sở kinh doanh xác định và tự chịu trách nhiệm về số lượng lao động kê khai với cơ quan thuế khi mua hoá đơn; 
- Doanh nghiệp ở địa bàn có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn và đặc biệt khó khăn không thuộc đối tượng tạo hoá đơn tự in.
Ví dụ: Doanh nghiệp A thuộc địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn và doanh nghiệp A có mức vốn điều lệ đã thực góp là 7 tỷ đồng thì doanh nghiệp A không thuộc đối tượng được mua hoá đơn của cơ quan thuế.

5. Xác định cơ quan thuế cấp hoá đơn lẻ cho việc bán hàng hoá, dịch vụ của tổ chức, cá nhân không kinh doanh.
- Đối với tổ chức: Cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi tổ chức đăng ký mã số thuế hoặc nơi tổ chức đóng trụ sở hoặc nơi được ghi trong quyết định thành lập.
- Đối với hộ và cá nhân không kinh doanh: Cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi cấp mã số thuế hoặc nơi đăng ký hộ khẩu thường trú trên sổ hộ khẩu hoặc giấy chứng minh nhân dân (hoặc hộ chiếu) còn hiệu lực hoặc nơi cư trú do hộ, cá nhân tự kê khai (không cần có xác nhận của chính quyền nơi cư trú).
Trường hợp tổ chức, hộ và cá nhân không kinh doanh có bất động sản cho thuê thì cơ quan thuế quản lý địa bàn có bất động sản thực hiện cấp hoá đơn lẻ.

6. Về ký hiệu để nhận dạng hoá đơn: Tuỳ thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh và yêu cầu quản lý, tổ chức, hộ, cá nhân có thể chọn một hay nhiều hình thức sau để làm ký hiệu nhận dạng như: dán tem chống giả; dùng kỹ thuật in đặc biệt; dùng giấy, mực in đặc biệt; đưa các ký hiệu riêng vào trong từng đợt in hoặc đợt phát hành loại hoá đơn cụ thể, in sẵn các tiêu thức ổn định trên tờ hoá đơn (như tên, mã số thuế, địa chỉ người bán; loại hàng hoá, dịch vụ; đơn giá…), chữ ký và dấu của người bán khi lập hoá đơn...

7. Hướng dẫn cụ thể cách lập một số tiêu thức trên hoá đơn như:
a) Ngày lập hoá đơn đối với hàng hoá, dịch vụ, trong đó hướng dẫn chi tiết đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, dịch vụ viễn thông, dịch vụ truyền hình; xây dựng, lắp đặt, kinh doanh bất động sản; hàng hoá, dịch vụ xuất khẩu; bán xăng dầu tại cửa hàng bán lẻ; bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến.
b) Đồng tiền ghi trên hoá đơn đối với trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định của pháp luật được ghi bằng nguyên tệ.

8. Về việc người bán uỷ nhiệm cho bên thứ ba lập hoá đơn, việc uỷ nhiệm phải xác định bằng văn bản giữa bên uỷ nhiệm và bên nhận uỷ nhiệm. Khi hết thời hạn uỷ nhiệm hoặc chấm dứt trước hạn uỷ nhiệm lập hoá đơn, hai bên phải xác định bằng văn bản. Bên uỷ nhiệm và bên nhận uỷ nhiệm phải tổng hợp báo cáo định kỳ việc sử dụng các hoá đơn uỷ nhiệm trong báo cáo sử dụng hoá đơn hàng quý.

9. Trường hợp danh mục hàng hoá, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hoá đơn, người bán có thể lập thành nhiều hoá đơn hoặc lựa chọn hai hình thức: (i) ghi liên tiếp nhiều số hoá đơn hoặc (ii) sử dụng bảng kê liệt kê các loại hàng hoá, dịch vụ đã bán kèm theo hoá đơn.

10. Đối với hoá đơn đã lập nhưng phát hiện sai sót, Thông tư hướng dẫn cụ thể cách xử lý trong trường hợp: 
- Hoá đơn đã lập nhưng chưa giao cho người mua; 
- Hoá đơn đã lập và giao cho người mua nhưng nhưng chưa giao hàng hoá, dịch vụ; hoá đơn đã lập và giao cho người mua nhưng người bán và người mua chưa khai thuế; 
- Hoá đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hoá, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã khai thuế.

11. Hướng dẫn rõ cách xử lý hoá đơn trong trường hợp không tiếp tục sử dụng, trong trường hợp mất, cháy, hỏng hoá đơn.

12. Về báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn: Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn đối với tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hoá, dịch vụ (trừ đối tượng được cơ quan thuế cấp hoá đơn) theo quý. Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn được gửi cùng hồ sơ khai thuế GTGT của tháng đầu tiên của quý tiếp theo.

13. Về xử phạt vi phạm hành chính về hoá đơn thực hiện theo quy định tại các Điều từ Điều 28 đến Điều 35 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP. Thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính về hoá đơn thực hiện theo quy định tại Điều 37 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.

14. Thông tư hướng dẫn về kiểm tra hoá đơn tại trụ sở cơ quan thuế và tại trụ sở của tổ chức, hộ, cá nhân sử dụng hoá đơn. Việc thanh tra hoá đơn được kết hợp với việc thanh tra chấp hành pháp luật thuế tại trụ sở người nộp thuế.

15. Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện kiểm kê để xác định hoá đơn do Bộ Tài chính phát hành đã mua hoặc hoá đơn do doanh nghiệp đã tự in theo quy định tại Thông tư số 120/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn Nghị định số 89/2002/NĐ-CP còn chưa sử dụng. 
Trường hợp không có nhu cầu tiếp tục sử dụng thì thực hiện huỷ hoá đơn và tiến hành tạo hoá đơn, thông báo phát hành hoá đơn mới.
Trường hợp tổ chức, hộ, cá nhân có nhu cầu tiếp tục sử dụng thì đăng ký hoá đơn tiếp tục sử dụng với cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo mẫu) để được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/03/2011. Thời hạn gửi đăng ký chậm nhất là ngày 20/01/2011.
Trường hợp đến hết ngày 31/03/2011, tổ chức, hộ, cá nhân chưa sử dụng hết hóa đơn thì tổ chức, cá nhân thực hiện hủy hoá đơn theo hướng dẫn tại Điều 27 Thông tư số 153/2010/TT-BTC.

Hướng dẫn thao tác với bảng dữ liệu trong Phoebus

đăng 20:24, 5 thg 1, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com   [ đã cập nhật 20:25, 5 thg 1, 2011 ]


Các bảng dữ liệu và danh sách đều có một cấu trúc chung gồm
cột (Columns), dòng (Rows) như trong Excel. Định dạng cho chúng tương tự như trong Excel. 
Ta có thể thiết lập
loại phông chữ (Font), màu nền (Background) cho nội dung các tiêu đề (Headers), các cột (Columns), Các dòng (Rows) như trong Excel. 
Bên dưới là ví dụ bảng dữ liệu : Bảng các nghiệp vụ trong truy vấn sổ cái. và danh sách : Danh sách các tài khoản trong hệ TK. Thực chất danh sách cũng là một loại bảng dữ liệu.
         
                                                                (Click vào hình để phóng to)
Ta sẽ xem xét cụ thể các thao tác định dạng bảng dữ liệu trong Phoebus

Sử dụng chức năng Analyse Của Add-in PhoebusXL 4.0 cho Excel

đăng 20:20, 5 thg 1, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com   [ đã cập nhật 20:21, 5 thg 1, 2011 ]



Hướng dẫn tạo đơn mua hàng (PO) bằng hình.

đăng 20:15, 5 thg 1, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com

  • Nhập Purchase Order/Service Order (PO/SO) là bước đầu tiên trong quy trình xử lý đơn hàng. (bước 1)
  • Quy trình mua hàng


    PO/SO được mở bởi bộ phận sử dụng hoặc bộ phận thu mua.
  • Sau khi mở, PO được phê duyệt (approve) và phát hành (issue) gửi cho nhà cung cấp.
  • Khi đã phát hành, PO chỉ có thể sửa một vài thông tin như địa chỉ giao hàng, ghi chú, thời hạn giao hàng .... các thông tin đến đơn giá, mặt hàng, số lượng sẽ không thể thay đổi.

(nếu bạn dùng tiếng Việt - các mục menu/ màn hình nhập liệu sẽ được dịch qua tiếng Việt)

Bước 1 : Chạy chức năng POE - Purchase Order

Click chuột vào hình để phóng to hơn

Bước 2 - Nhập tiêu đề PO (Header)

Tiêu đề chứa thông tin chung cho PO như nhà cung cấp , thời gian , địa chỉ giao hàng , các mã phân tích ...
Bấm nút New, một cửa sổ các loại PO hiện ra để bạn chọn. Mỗi loại PO/SO được thiết lập riêng để có những cách tính toán, giao diện sổ cái  và thông tin phân tích khác nhau. Ví dụ PO sẽ yêu cầu bạn nhập mã hàng hóa vật tư, trong khi SO chỉ yêu cầu gõ vào diễn giải dịch vụ. PO ghi nợ tk kho. SO ghi nợ chi phí ....
Danh mục các loại PO/SO và cách xử lý được tạo bởi quản trị hệ thống. Nếu bạn muốn thêm loại PO/ SO mới , hãy liên hệ người quản trị Phoebus. 
Chọn loại nghiệp vụ bạn muốn thực hiện và bấm OK. Bạn quay lại màn hình nhập PO

PO# = Auto có nghĩa là hệ thống sẽ tự tạo số PO kế tiếp khi bạn lưu PO. Nếu PO được thiết lập để bạn nhập số PO thủ công. Ô nhập liệu này sẽ sáng lên để bạn nhập số PO vào.
Order Date = ngày mở PO/SO
Second Reference = bạn có thể nhập số PR - Purchase Requisition hoặc Quotation No vào đây.
Supplier Code : bạn bắt buộc phải nhập mã nhà cung cấp hợp lệ (NCC) vào ô này. Nếu mã không hợp lệ , bạn sẽ thấy hình dấu chấm than đỏ bên cạnh. PO sẽ không thể lưu nếu có dấu chấm than đỏ trên một hoặc vài ô nhập liệu.
Analysis Code : Các mã phân tích tùy biến để ghi thông tin phân tích cho PO. Bạn có thể bấm vào hình kính lúp nhỏ bên cạnh hoặc bấm F5 để chọn mã từ danh mục. 
Bấm nút OK - PO được lưu , PO# tự động sẽ được gán số hệ thống kế tiếp. 

Bước 3 - Nhập chi tiết đơn hàng

Chi tiết đơn hàng chứa thông tin về các mặt hàng/ dịch vụ ta muốn mua
  • Bấm nút Items bên dưới để thấy chi tiết đơn hàng của bạn.
  • Đơn hàng của bạn hiện chưa có mặt hàng nào.
  • Bấm nút Edit để sửa đơn hàng - thêm vào các dòng chi tiết .
Chú ý : Nút New không dùng để tạo chi tiết PO/SO , mà dùng để mở PO /SO mới. 
Đơn hàng bây giờ ở chế độ sửa chữa . các nút Insert - Edit -Delete sáng lên bên dưới. 
Bấm nút Insert để thêm vào một dòng mới
Khi bấm nút Insert cửa sổ chi tiết hiện ra
  • Chọn Item Code từ danh sách. Tùy theo thiết lập Item code mà các ô công thức tính sẽ cập nhật giá trị tương ứng với Item code bạn chọn
  • Location : Mã hiệu kho hàng mạn muốn nhập kho khi mua Item code. Thường thì công ty bạn sẽ quy định 1 kho riêng cho các mục hàng mua về. Sau khi kiểm tra chất lượng dảm bảo. Hàng sẽ đựoc chuyển từ kho thu mua sang kho thực tế.
  • Purchase Quantity : Số lượng đăt mua
  • Unit : đơn vị đặt mua. Sau khi nhập số lượng mua và đơn vị mua. Stock Quantity sẽ được tính toán theo đơn vị chuyển đổi.  Ví dụ bạn quy định đơn vị mua là BOX12 - mỗi hộp có 12 cái. Đơn vị lưu kho là cái.  Vậy khi bạn mua 1 hộp . bạn sẽ nhập PurchQty = 1. Unit = BOX12 => Hệ thống tính ra StockQty = 12.
  • Khi bạn thay đổi số lượng. Các ô công thức tính toán bên dưới cũng được tính toán lại theo cho đúng.
  • Các ô công thức bên dưới có thể  cho phép bạn sửa đổi hoặc không. Nếu cho phép , bạn sẽ thấy ô đó sáng lên. Ví dụ ô tỷ giá và Tax rate. cho phép bạn nhập tỷ giá tại thời điểm nhập đơn hàng.
  • Nếu ô công thức mờ đi. Bạn không thể sửa kết quả. 
  • Người quản trị hệ thống có thể quy định thứ tự tính toán, qui định mã công thức nào được sửa , mã nào không. Nếu thứ tự tính toán cần thay đổi, thêm bớt. hãy liên hệ người quản trị hệ thống.
Sau khi hoàn tất. bấm OK hoặc F7 đề đóng cửa sổ này lại. 
Chú ý : Nếu có 1 ô nhập liệu vẫn còn dấu than màu đỏ bên cạnh ,  thì dòng chi tiết chưa hợp lệ và bạn không thể lưu PO nay được. Hãy đảm bảo các ô nhập liệu đều đúng, và không có ô màu đỏ nào trên form nhập liệu.
Sau khi nhập xong .  kế quả có thể giống như sau :
Sau khi cửa sổ đóng lại. Bạn quay về form nhập chi tiết đơn hàng. Bạn sẽ thấy 1 dòng chi tiết vừa được thêm vào


Bạn lặp lại bước 3 để thêm các dòng chi tiết khác. cho đến khi đơn hàng hoàn tất.
Khi hoàn tất bấm OK đê lưu đơn hàng.


Bước 4 - Nhập thông tin bổ sung


Đơn hàng cho phép bạn nhập các diễn giải bổ sung, dùng để thể hiện các thông tin thêm khi in PO/SO.
Diễn giải và số lượng các thông tin bổ sung đựoc người quản trị hệ thống thiết lapạ. Nếu bạn muốn có thêm ô nhập liệu. Hãy liên hệ quản trị hệ thống.
Bạn bấm vào nút Extended Information đẻ nhập các thông tin bổ sung 

Trong ví dụ này bạn có thêm các ô nhập liệu để ghi địa chỉ xuất hóa đơn và điều kiện giao hàng cùng hãng vận tải.
Bấm nút Edit trên action bar để đưa PO vào chế độ Edit. Thêm vào các thông tin bạn muốn. rồi bấm OK để hoàn tất.

Bước 5 - In PO

Bấm nút Print trên Action bar. Hiện ra danh sách các Format . Hãy chọn một format để in ra PO của bạn. Người quản trị hệ thống có thể thiết kế format tùy theo yêu cầu của bạn. Nếu bạn muốn thay đổi format. Hãy liên hệ với người quản trị.
 

Bạn có thể xem Cách nhập PO bằng Video dưới đây.  Hãy bấm vào Video để xem toàn màn hình và chọn độ phân giải HD để thấy rõ hơn.




Viết báo cáo với Excel và Phoebus Report Designer. (bài 3)

đăng 19:54, 5 thg 1, 2011 bởi do-phuong.nam@spc-technology.com   [ đã cập nhật 20:14, 5 thg 1, 2011 ]


Video hướng dẫn bạn từng bước thiết kế báo cáo danh sách TSCĐ, nhóm theo vị trí sử dụng.

Bạn có thể nhóm theo nhiều cấp, không giới hạn group level.

(Click vào video . hoặc hãy xem chế độ toàn màn hình)






1-10 of 16